I need help with whatsapp automation reminder system

Help me Build my Workflow
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:white_check_mark: Meeting Reminder Automation via WhatsApp:

  • After a client books a meeting (date and time fixed), WhatsApp reminders should be automatically sent:
    • 3 days before → Reminder message (with client’s name, date, and time).
    • 2 days before → Reminder message.
    • 1 day before → Reminder message.
    • 1 hour before meeting → Send a confirmation message:
      • Message: “Are you available for the meeting scheduled at [time]? If yes, we’ll proceed. If you want to reschedule, click here.”

:white_check_mark: Meeting Confirmation Handling:

  • If client says YES → Proceed with the meeting as planned.
  • If client wants to RESCHEDULE:
    • Ask for new date/time.
    • Save new details.
    • Automatically generate a new meeting link 1 hour before the newly rescheduled meeting.

:white_check_mark: Post-Meeting Handling (if client says NO to service/product):

  • Save their status as “Not Interested” but keep them in the database.

:white_check_mark: Client Onboarding Trigger:

  • Whenever any new client is onboarded (successful sale or signup):
    • Automatically send a WhatsApp message to the “Not Interested” list.
      • Message Example: “Another customer just onboarded! [Customer Name] joined us today. Why haven’t you? Let’s connect!”

:white_check_mark: 6-Month Follow-up Clients:

  • If after cold call a client says, “Call after 6 months”:
    • Save their status with a “6-month follow-up” tag.
    • Still send the “New Client Onboarded” WhatsApp messages occasionally, even before their 6-month callback date.
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Ich würde das als zwei Workflows aufbauen statt einen langen Workflow mit mehreren Wait-Knoten.

1. Reminder-Planer

  • Speichere jede Termine in einer Datenbank oder Google Sheet mit appointment_id, Kontakt, Zeitzone, Startzeit, Status und Einwilligung.
  • Erstelle Reminder-Datensätze für 3 Tage, 2 Tage, 1 Tag und 1 Stunde vor dem Termin.
  • Führe einen Schedule Trigger alle 5 Minuten aus, hole Reminders ab, die fällig und unversendet sind, und versende dann die genehmigte WhatsApp-Vorlage.
  • Vor dem Versenden die Termine erneut abrufen und stoppen, falls sie abgesagt, verschoben oder bereits bearbeitet wurden.
  • Verwende appointment_id + reminder_type als Idempotenz-Schlüssel, damit Wiederholungen keine Duplikate versenden können.

2. WhatsApp-Antwort-Handler

  • Empfange Antworten über einen WhatsApp-Webhook.
  • Normalisiere JA, NEIN und VERSCHIEBEN Antworten.
  • JA aktualisiert den Termin auf bestätigt.
  • VERSCHIEBEN fragt nach einer neuen Zeit, validiert sie, aktualisiert den Kalender/die Datenbank und regeneriert die Reminder-Datensätze.
  • NEIN aktualisiert den Lead-Status, ohne den Kontakt zu löschen.

Ich würde vermeiden, eine Ausführung zu verwenden, die tagelang wartet, da Terminänderungen schwerer zu verwalten werden. Ein Dispatcher, der persistente Reminder-Datensätze prüft, ist einfacher zu wiederholen, zu überprüfen und zu stornieren.

Halte auch zwei Schutzmaßnahmen ein:

  • Verwende genehmigte WhatsApp-Vorlagen, wenn du außerhalb des Kundenservice-Fensters schreibst.
  • Versende Promotions-Nachrichten wie „neuer Kunde beigetreten