I need help with whatsapp automation reminder system

Help me Build my Workflow
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:white_check_mark: Meeting Reminder Automation via WhatsApp:

  • After a client books a meeting (date and time fixed), WhatsApp reminders should be automatically sent:
    • 3 days before → Reminder message (with client’s name, date, and time).
    • 2 days before → Reminder message.
    • 1 day before → Reminder message.
    • 1 hour before meeting → Send a confirmation message:
      • Message: “Are you available for the meeting scheduled at [time]? If yes, we’ll proceed. If you want to reschedule, click here.”

:white_check_mark: Meeting Confirmation Handling:

  • If client says YES → Proceed with the meeting as planned.
  • If client wants to RESCHEDULE:
    • Ask for new date/time.
    • Save new details.
    • Automatically generate a new meeting link 1 hour before the newly rescheduled meeting.

:white_check_mark: Post-Meeting Handling (if client says NO to service/product):

  • Save their status as “Not Interested” but keep them in the database.

:white_check_mark: Client Onboarding Trigger:

  • Whenever any new client is onboarded (successful sale or signup):
    • Automatically send a WhatsApp message to the “Not Interested” list.
      • Message Example: “Another customer just onboarded! [Customer Name] joined us today. Why haven’t you? Let’s connect!”

:white_check_mark: 6-Month Follow-up Clients:

  • If after cold call a client says, “Call after 6 months”:
    • Save their status with a “6-month follow-up” tag.
    • Still send the “New Client Onboarded” WhatsApp messages occasionally, even before their 6-month callback date.
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Je construirais cela sous la forme de deux workflows plutôt qu’un seul workflow long avec plusieurs nœuds Wait.

1. Planificateur de rappels

  • Stockez chaque rendez-vous dans une base de données ou une feuille Google avec appointment_id, contact, fuseau horaire, heure de début, statut et consentement.
  • Créez des enregistrements de rappels 3 jours, 2 jours, 1 jour et 1 heure avant le rendez-vous.
  • Exécutez un Schedule Trigger toutes les 5 minutes, récupérez les rappels dus et non envoyés, puis envoyez le modèle WhatsApp approuvé.
  • Avant d’envoyer, récupérez à nouveau le rendez-vous et arrêtez s’il a été annulé, reprogrammé ou déjà traité.
  • Utilisez appointment_id + reminder_type comme clé d’idempotence pour que les tentatives ne puissent pas envoyer de doublons.

2. Gestionnaire de réponses WhatsApp

  • Recevez les réponses via un webhook WhatsApp.
  • Normalisez les réponses OUI, NON et REPROGRAMMER.
  • OUI met à jour le rendez-vous en tant que confirmé.
  • REPROGRAMMER demande une nouvelle heure, la valide, met à jour le calendrier/la base de données et régénère les enregistrements de rappels.
  • NON met à jour le statut du lead sans supprimer le contact.

J’éviterais d’utiliser une exécution unique qui attend pendant des jours car les modifications de rendez-vous deviennent plus difficiles à gérer. Un distributeur qui vérifie les enregistrements de rappels persistants est plus facile à relancer, auditer et annuler.

Conservez également deux mesures de sécurité en place :

  • Utilisez les modèles WhatsApp approuvés lors de la messagerie en dehors de la fenêtre de service client.
  • Envoyez les messages promotionnels « nouveau client inscrit » uniquement aux contacts qui ont explicitement donné leur consentement. « Pas intéressé » ne devrait pas signifier automatiquement un consentement aux futures communications marketing.

Commencez par le planificateur et le gestionnaire de réponses comme workflows distincts, puis ajoutez le suivi de six mois en tant qu’un autre enregistrement d’échéance utilisant le même distributeur.