I need help with whatsapp automation reminder system

Help me Build my Workflow
, , , , , , , , ,
1

:white_check_mark: Meeting Reminder Automation via WhatsApp:

  • After a client books a meeting (date and time fixed), WhatsApp reminders should be automatically sent:
    • 3 days before → Reminder message (with client’s name, date, and time).
    • 2 days before → Reminder message.
    • 1 day before → Reminder message.
    • 1 hour before meeting → Send a confirmation message:
      • Message: “Are you available for the meeting scheduled at [time]? If yes, we’ll proceed. If you want to reschedule, click here.”

:white_check_mark: Meeting Confirmation Handling:

  • If client says YES → Proceed with the meeting as planned.
  • If client wants to RESCHEDULE:
    • Ask for new date/time.
    • Save new details.
    • Automatically generate a new meeting link 1 hour before the newly rescheduled meeting.

:white_check_mark: Post-Meeting Handling (if client says NO to service/product):

  • Save their status as “Not Interested” but keep them in the database.

:white_check_mark: Client Onboarding Trigger:

  • Whenever any new client is onboarded (successful sale or signup):
    • Automatically send a WhatsApp message to the “Not Interested” list.
      • Message Example: “Another customer just onboarded! [Customer Name] joined us today. Why haven’t you? Let’s connect!”

:white_check_mark: 6-Month Follow-up Clients:

  • If after cold call a client says, “Call after 6 months”:
    • Save their status with a “6-month follow-up” tag.
    • Still send the “New Client Onboarded” WhatsApp messages occasionally, even before their 6-month callback date.
1 curtida
2

Eu construiria isso como dois workflows em vez de um workflow longo com múltiplos nós Wait.

1. Agendador de lembretes

  • Armazene cada compromisso em um banco de dados ou Google Sheet com appointment_id, contato, fuso horário, hora de início, status e consentimento.
  • Crie registros de lembrete para 3 dias, 2 dias, 1 dia e 1 hora antes do compromisso.
  • Execute um Schedule Trigger a cada 5 minutos, busque lembretes que estão vencidos e não enviados, então envie o template aprovado do WhatsApp.
  • Antes de enviar, busque novamente o compromisso e pare se ele foi cancelado, remarcado ou já foi tratado.
  • Use appointment_id + reminder_type como chave de idempotência para que as repetições não possam enviar duplicatas.

2. Manipulador de respostas do WhatsApp

  • Receba respostas através de um webhook do WhatsApp.
  • Normalize as respostas SIM, NÃO e REAGENDAR.
  • SIM atualiza o compromisso para confirmado.
  • REAGENDAR solicita um novo horário, valida-o, atualiza o calendário/banco de dados e regenera os registros de lembrete.
  • NÃO atualiza o status do lead sem deletar o contato.

Eu evitaria usar uma execução que fica esperando por dias porque mudanças de compromisso ficam mais difíceis de gerenciar. Um dispatcher que verifica registros de lembrete persistidos é mais fácil de repetir, auditar e cancelar.

Mantenha também dois salvaguardas em vigor:

  • Use templates aprovados do WhatsApp ao enviar mensagens fora da janela de atendimento ao cliente.
  • Envie mensagens promocionais “novo cliente entrou” apenas para contatos que optaram explicitamente. “Não interessado” não deve significar automaticamente consentimento para marketing futuro.

Comece com o agendador e o manipulador de respostas como workflows separados, depois adicione o acompanhamento de seis meses como outro registro de data de vencimento usando o mesmo dispatcher.