Freelancer gesucht: KI-gestützte WhatsApp Lead-Qualifizierung (CRM-Export → n8n Workflow)

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Hallo zusammen,

ich suche einen erfahrenen n8n-Freelancer, der mir hilft, einen automatisierten Workflow für die Qualifizierung von Immobilien-Leads aufzubauen.

Ausgangssituation

Die Leads stammen aus einem CRM (Expowand.de).

Aktuell können die Leads als Excel/CSV-Export bereitgestellt werden.

Pro Woche entstehen ca. 50 neue Leads mit Name, Telefonnummer, E-Mail.

Zielsetzung

1. Automatisierte Lead-Verarbeitung

Import der Leads aus Excel/CSV oder – wenn möglich – direkte Schnittstellen-Anbindung (API/Webhook).

2. Erstkontakt via WhatsApp

Automatische persönliche Nachricht über WhatsApp Business API (oder Anbieter wie Twilio, Brevo, MessengerPeople).

Nachricht soll den Bezug zum Exposé herstellen und ein Finanzierungsangebot bzw. Beratungstermin (per Telefon oder Zoom) anbieten.

3. KI-gestützte Vorqualifizierung

Über OpenAI (oder vergleichbare LLMs) sollen Rückfragen gestellt werden, z. B.:

• Wann möchten Sie kaufen?

• Wie hoch ist Ihr Eigenkapital?

• Haben Sie Interesse an einer direkten Beratung?

Antworten werden strukturiert gespeichert.

4. Weiterleitung & Terminbuchung

„Heiße Leads“ (A-Kategorie) sollen automatisch einen Calendly-Link erhalten.

Daten werden ins CRM/Pipedrive/HubSpot übertragen.

Erinnerung an den Termin per WhatsApp/Email.

5. Dokumentation & Reporting

Übersichtliche Speicherung aller Leads inkl. Status (z. B. in Airtable, Google Sheet oder Datenbank).

Täglicher Kurzbericht per Mail an mich.

Anforderungen an den Freelancer

Sehr gute Erfahrung mit n8n (Nodes, Error Handling, Self-hosting oder Cloud).

Erfahrung mit WhatsApp Business API / Twilio / BreBrevo

Deutschsprachig

Erfahrung mit OpenAI-Integration (Dialog & Datenextraktion).

Erfahrung mit CRM-Anbindung (HubSpot, Pipedrive oder GoHighLevel).

Gute Dokumentation & Übergabe, damit ich Flows später erweitern kann.

Rahmenbedingungen

Start: schnellstmöglich

Budget für erste Umsetzung (Proof-of-Concept): 300–800 €

Spätere Erweiterungen nach Aufwand (ca. 50–100 €/Std.)

Bitte meldet euch mit:

Kurzer Vorstellung

Referenzen / Beispielprojekten mit n8n

Einschätzung des Vorgehens

Danke & viele Grüße

Andreas

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Hallo Andreas,@FADP

ich bin ein erfahrener n8n-Freelancer und bin mit Ihren Anforderungen bestens vertraut. Die von Ihnen beschriebene Automatisierung, die Leads über WhatsApp mit KI vorqualifiziert und in Ihr CRM einspeist, ist genau die Art von Projekt, auf die ich mich spezialisiert habe.

Ich habe bereits ähnliche Flows entwickelt, die mehrere Tools (wie n8n, CRM-Systeme und APIs) miteinander verbinden, um Daten zu verarbeiten und Aktionen auszulösen.

Wenn Sie an weiteren Beispielen meiner Arbeit interessiert sind oder mein Vorgehen für dieses Projekt besprechen möchten, senden Sie mir gerne eine Direktnachricht. Ich freue mich darauf, mehr zu erfahren.

Viele Grüße, Victor

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Hallo Victor.

Danke für Deine Nachricht.

Ich würde Dir per Email schreiben. Wie erreiche ich Dich?

Du kannst mir auch gerne eine Email schreiben an: [email protected]

Beste Grüße

Andreas

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Hi Andreas,

Your project to build an AI-powered WhatsApp lead qualification workflow with n8n is very interesting, and I’d be glad to support you. I have strong experience with:

  • n8n workflow design and automation (including error handling, scalability, and API/webhook integrations)

  • WhatsApp Business API via Twilio, Brevo, and other providers

  • CRM integrations with HubSpot, Pipedrive, and custom systems

  • AI integration (OpenAI and similar LLMs) for conversational flows, structured data extraction, and qualification logic

  • Data reporting and dashboards using Airtable, Google Sheets, or databases

I can help you set up exactly what you’ve outlined: from importing leads (CSV/API) to WhatsApp outreach, AI-driven prequalification, Calendly scheduling, CRM sync, and reporting.

For the Proof-of-Concept (300–800 €), I’d suggest starting with:

  1. Automated import and structured storage of leads

  2. WhatsApp message sending flow with personalized context

  3. AI-based Q&A for qualification, with structured response capture

  4. CRM/Calendly integration for hot leads

Once the foundation is live and tested, we can expand with advanced reporting, reminders, and scaling options.

I’d be happy to share examples of similar n8n + AI + WhatsApp automations I’ve built and walk you through my approach.

Looking forward to hearing from you.

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Hallo Andreas, spannende Anforderung! :rocket: Wir haben bereits ähnliche n8n-Workflows für Immobilien-Leads umgesetzt – inkl. CRM-Integration, WhatsApp Business API, OpenAI-gestützter Vorqualifizierung und automatischer Terminbuchung via Calendly.

Eine Frage vorab: Wie wichtig ist es für dich, dass der Freelancer Deutsch spricht, oder reicht ein internationaler Partner mit nachweislich erfolgreichen Projekten?

Hier findest du unser Portfolio und Referenzen:
:globe_with_meridians: Hashlogics Portfolio
:open_file_folder: Projektübersicht (Google Drive)
:star: Clutch Reviews

Wenn du magst, können wir dir auf einem ersten Call unverbindlich zeigen, wie wir ähnliche Prozesse bereits für andere Kunden automatisiert haben:
:date: Termin buchen

Viele Grüße,
Hashlogics Team

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Hallo Victor wie kann man mit dir kontakt aufnehmen ?
Danke

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Hallo Andreas, vielen Dank für deine Nachricht und das Interesse an einer Zusammenarbeit. Du kannst mich am besten per E-Mail unter [email protected] erreichen.

Ich freue mich darauf, von dir zu hören.

Beste Grüße, Victor

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Hallo, du kannst mich gerne per E-Mail unter [email protected] kontaktieren, um in den Austausch zu gehen.

Danke.

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Hallo Andreas :waving_hand:,

sehr spannendes Projekt! Ich bin erfahrener n8n-Automation-Entwickler mit Projekten in WhatsApp Business API, CRM-Integrationen (HubSpot, Pipedrive), sowie KI-gestützter Lead-Qualifizierung mit OpenAI.

Ich kann dir helfen, den gesamten Workflow von Lead-Import → WhatsApp-Kontakt → KI-Vorqualifizierung → CRM-Sync → Reporting effizient aufzubauen.

:e_mail: E-Mail: [email protected]

:mobile_phone: WhatsApp: +92 3360327970

Gerne können wir die Details besprechen und ich zeige dir Beispiele meiner bisherigen Arbeit. :rocket: