I need help with whatsapp automation reminder system

Help me Build my Workflow
, , , , , , , , ,
1

:white_check_mark: Meeting Reminder Automation via WhatsApp:

  • After a client books a meeting (date and time fixed), WhatsApp reminders should be automatically sent:
    • 3 days before → Reminder message (with client’s name, date, and time).
    • 2 days before → Reminder message.
    • 1 day before → Reminder message.
    • 1 hour before meeting → Send a confirmation message:
      • Message: “Are you available for the meeting scheduled at [time]? If yes, we’ll proceed. If you want to reschedule, click here.”

:white_check_mark: Meeting Confirmation Handling:

  • If client says YES → Proceed with the meeting as planned.
  • If client wants to RESCHEDULE:
    • Ask for new date/time.
    • Save new details.
    • Automatically generate a new meeting link 1 hour before the newly rescheduled meeting.

:white_check_mark: Post-Meeting Handling (if client says NO to service/product):

  • Save their status as “Not Interested” but keep them in the database.

:white_check_mark: Client Onboarding Trigger:

  • Whenever any new client is onboarded (successful sale or signup):
    • Automatically send a WhatsApp message to the “Not Interested” list.
      • Message Example: “Another customer just onboarded! [Customer Name] joined us today. Why haven’t you? Let’s connect!”

:white_check_mark: 6-Month Follow-up Clients:

  • If after cold call a client says, “Call after 6 months”:
    • Save their status with a “6-month follow-up” tag.
    • Still send the “New Client Onboarded” WhatsApp messages occasionally, even before their 6-month callback date.
1 me gusta
2

Yo construiría esto como dos flujos de trabajo en lugar de un solo flujo largo con múltiples nodos de espera.

1. Programador de recordatorios

  • Almacena cada cita en una base de datos o Google Sheet con appointment_id, contacto, zona horaria, hora de inicio, estado y consentimiento.
  • Crea registros de recordatorios para 3 días, 2 días, 1 día y 1 hora antes de la cita.
  • Ejecuta un Schedule Trigger cada 5 minutos, obtiene los recordatorios que vencen y no se han enviado, luego envía la plantilla de WhatsApp aprobada.
  • Antes de enviar, vuelve a obtener la cita y detén el proceso si fue cancelada, reprogramada o ya fue manejada.
  • Usa appointment_id + reminder_type como clave de idempotencia para que los reintentos no puedan enviar duplicados.

2. Gestor de respuestas de WhatsApp

  • Recibe respuestas a través de un webhook de WhatsApp.
  • Normaliza las respuestas SÍ, NO y REPROGRAMAR.
  • SÍ actualiza la cita a confirmada.
  • REPROGRAMAR solicita una nueva hora, la valida, actualiza el calendario/base de datos y regenera los registros de recordatorios.
  • NO actualiza el estado del prospecto sin eliminar el contacto.

Evitaría usar una ejecución que espere durante días porque los cambios de citas se vuelven más difíciles de gestionar. Un distribuidor que compruebe los registros de recordatorios persistentes es más fácil de reintentar, auditar y cancelar.

Además, mantén dos salvaguardias en su lugar:

  • Usa plantillas de WhatsApp aprobadas cuando envíes mensajes fuera de la ventana de atención al cliente.
  • Solo envía mensajes promocionales de «nuevo cliente registrado» a contactos que hayan optado explícitamente. «No interesado» no debe significar automáticamente consentimiento para marketing futuro.

Comienza con el programador y el gestor de respuestas como flujos de trabajo separados, luego agrega el seguimiento de seis meses como otro registro de fecha de vencimiento usando el mismo distribuidor.